Karar Verme Aşaması
Büyüme sürecinde olan şirketlerin işlerini doğru bir şekilde yönetilmesi için planlı ve sistematik bir hale gelmek zorundadırlar. Büyüme ile birlikte şirketler bir takım problemler yaşar. Şirketler bu nokta iş süreçlerini yönetmede zorlanırlar. Yardıma ihtiyaç duyduğunu hissederler. Bugüne kadar işleri bir şekilde hallediyorduk noktasından artık bundan sonra böyle yürümez dedikleri noktaya gelmeleri kaçınılmazdır. Ne para koyduk?, ne kadar kar ettik?, maliyetlerimiz, giderlerimiz ne kadar?, üretim safhalarını yönetebiliyor muyuz?, üretimde kullandığımız makinelerin bakım arıza giderlerinin çıkardığı işe etkisi ne kadar?, hangi satıcının sattığı ürünlerden daha çok kar ediyoruz? gibi soruların karşılığını doğru bir şekilde alabilmek artık çok zordur. Bu noktada şirketler, artık bütün süreçlerimiz dijital ortama taşınsa bilgisayarlarımız, tabletlerimiz, cep telefonlarımız üzerinden tüm süreçleri yönetebilsek ve eş zamanlı olarak izleyebilsek, kaynakları verimli olarak kullanabilsek, her şey ölçebilir hale gelsek yani ne durumdayız sorusuna doğru cevap alabilmek için dijitalleşmeye karar verirler. Bu dijitalleşmeyi sağlayan programlara biz ERP diyoruz. Kurumsal Kaynak Planlama anlamına da gelen ERP sayesinde şirketler kısaca müşteri ziyaretlerinden, ithalat, üretim, faturalama ve muhasebeleştirme aşamalarına kadar bütün iş süreçlerini bir bütün olarak yönetebilir, verimin artırılmasını sağlar, ne kadar iş yaptıklarını, ne durumda olduklarını yani şirketin gerçeğini harita gibi ekranında görebilmelerini sağlayıp gelecekte yapacakları aksiyonları hızlı bir şekilde alabilmeleri sağlanır.
Hangi ERP yazılımı?
Dijitalleşmeye yani ERP programı almaya karar verdikten sonra hangi ERP programını almalıyız? aşamasına geçilir. Piyasada yerli ve yabancı birçok ERP yazılımı vardır. Erp yazılımları almaya karar verirken en önemli nokta, alınacak ERP yazılımının firmadan firmaya değişiklik gösteren bütün iş süreçlerine hitap edebilmesidir. Ör: bazı firmalar satış süreçlerini ağırlıklı olarak internet üzerinden, bazıları saha elemanları üzerinden mobil olarak bazı firmalar ise aldıkları siparişler ile üretim veya stoktan satış olarak gerçekleştirebilirler. Firmanın ihtiyaçları satın alma süreçlerinde net olarak firmaya iletilmeli sonradan çıkacak sürprizlere izin verilmemelidir. İkinci bir nokta ise daha önce yaptığı işler? Aynı yada benzer işi yapan firmalarda daha önce müşterisi olmuş mu? gibi soruların cevabı.Yani referanslar. 3. Ve 4. nokta programı aldıktan sonraki destek süreçlerinin ERP firması tarafından hızlıca çözülmesi ve yazılımda talep edilecek değişikliklerin hızlıca programa eklenmesi. Tabiki bu iki nokta için daha önce kullanılan firmalardan bilgi alınabilir.
Kavramsal Tasarım Süreci
Kullanılacak yazılıma karar verdikten ve satın alma işlemi yapıldıktan sonra iş süreçlerinin canlıya aktarılmadan önce detaylarıyla birlikte tespit edilmesi sürecidir. İhtiyaç halinde bu süreçler ileride değişikliğe uğrayabilir. Bu süreçte firmanın iş süreçlerinde olmazsa olmazlarından olan ancak ERP sisteminde olmayan eksiklikler ihtiyaçlar da çıkabilir. Bunlar da belirlenir. Firmalarda birimlerden kendi işlerini iyi bilen ekip oluşturulmalı varsa firmadaki ERP uzmanı ile beraber bu süreç tamamlanmalıdır. Bu süreç sonunda danışman firma ile tasarım raporu çıkartılır. İşlerin aciliyeti vb. nedenlerden ötürü bu süreç çoğu zaman sağlıklı olarak tamamlanamasa da çok önemli bir süreçtir. Firmanın büyüklüğüne, yaptığı işlere göre bu süreç uzayabilir. Petkim firmasının Sap sistemine geçişte Kavramsal tasarım süreci 4 ay sürmüştür.
Yöneticilerin ERP programının arkasında durması
ERP süreci uzun ve meşakkatli bir iştir. Bu sürecin hızlı ve sorunsuz bir şekilde atlatılmasının yolu yani bu işte başarılı olmak şirket yönetiminin bu konudaki inancı ve kararlılığından geçer. ERP eğitimleri tamamlandığı halde kullanıcılar ör:fatura kesme işini hala eski sistemlerinden devam ettiriyorlar ise orada bir yönetim zaafından söz edilebilir. Bu konu için bir örnek verecek olursak, çalıştığım kurumsal bir firmada bayiler yaptıkları işler için merkeze manuel yada kendi sistemlerinden fatura kesiyorlardı. Sonrasında bu faturalar merkezde arada entegrasyon olmadığı için manuel işleniyordu. Sonrasında ERP yazılımının gelmesiyle faturalar sistemden gelmeye başladı. Tabi burada bazı sıkıntılar çıktı. Bazı faturaların bazı bayiler tarafından kendi istemlerinden girdikleri için sisteme otomatik olarak düşmüyordu.. Yöneticilerle yaptığımız görüşmeler ile sistemden girilmeyen faturaların geri gönderilmesi kararı alındı. Bir süre sonra bütün faturalar otomatik olarak sisteme düşmeye başladı. Sonrasında tüm kayıtlar sistemde olduğu için iş zekası yazılımı ile düzgün olarak raporlar da alınmaya başlanmış oldu.
Kullanıcıların bilgilendirilmesi, Eğitim ve destek süreci
ERP sistemini verimli kullanmak kullanıcıların bu sisteme eksiksiz ve düzgün kayıt girmesinden geçiyor. Ortada sağlıklı bir veri yok ise iş süreçleri doğru bir şekilde yönetilemez, sağlıklı kararlar alınamaz. Bunların önüne geçmek için öncelikle kullanıcıların bu dijitalleşmenin kendi kariyer süreçlerine ve şirketine sağlayacağı faydalar konusunda bilgilendirilmesi, ikna edilmesi gerekmektedir. Sonrasında ise Erp firmasından alınacak kullanıcı eğitimleri uygulamalı olmalıdır. Yani kendi işleriyle ilgili senaryolar üretilmeli bu senaryolar program üzerinde işletilerek daha iyi anlaşılması sağlanmalıdır. Bu şekilde verilen eğitimler canlıya geçişte hızlı bir şekilde adaptasyonun sağlanmasında çok faydalı olduğu kendi tecrübelerimle sabittir.
Canlıya Geçiş Öncesi Test işlemleri
Kavramsal tasarım aşamasında belirlenen iş süreçlerine göre ERP yazılımı uyarlaması yapıldıktan sonra canlıya geçmeden önce gerçek senaryoların yapıldığı test süreci mutlaka yapılmalıdır. Tabi bundan önce eski kullanılan sistemlerden datalar aktarılacak ise bu işlemler bitirilmelidir. Test süreci için bayi-şube merkez yapısı bulunan firmalar için pilot bir şube-bayi belirlenip orada yapılabilir. Merkezden alınan raporlar ile sitemin doğru işleyip işlemediği yetkili kişiler tarafından tespit edilir. Böyle bayi-şube merkez yapılanması olmayan yerler için gene senaryo üzerinden kavramsal iş süreçlerine uygun olarak test işlemi gerçekleştirilmelidir.
Canlıya geçiş
Canlıya geçiş aşaması ERP yazılımı alınan firma ile beraber yürütülmelidir. Canlıya geçiş sırasında karşılaşılan aksaklıklar hemen giderilmeli firmanın işlerinin durmasının önüne geçilmelidir. Geçiş sürecinden sonra yazılımsal bir sorun yok ise ve uygulamalı eğitimler de verilmiş ise belirli bir süre sonra kullanıcılar artık yazılıma alışmaya başlamış olacaklardır. Girilen kayıtlar çoğaldıkça yazılım içinden alınacak raporlar ile ERP yazılımının iş süreçlerine etkisi kontrol edilebilir noktaya gelecektir. İş zekası yazılımlarıyla alınacak dashboard raporlarıyla etkili raporlar alınmaya başlanacak ve bu raporlar sayesinde gelecekte alınması gereken aksiyonların daha doğru ve sistematik bir biçimde alınması sağlanacaktır.
Özetle ERP yazılımları satın alma işlemleri evlilik gibidir. Satın alındıktan sonra satın alınan firma ile ERP firması arasında devam eden, canlı bir süreç vardır. Bu süre zarfında yazılım firması tarafından çıkan aksaklıkların giderilmesi, eğitim verilmesi ve yapılan anlaşmaya göre ihtiyaca göre program güncellemelerinin yapılması zorunluluğu olduğu gibi satın alınan firma tarafında da programı kullanacak kişilerin direnç göstermemelerinin sağlanması, eğitimlere katılımların sağlanması, yöneticilerin birim sorumlularının ve çalışanların erp firmasına yardımcı olması konusunda duyarlılık göstermesi gerekmektedir. ERP programları firmaya dijitalleşme, kurumsallaşma, verimlilik, hızlı karar alma gibi katkılarının yanında hem çalışanların kariyerlerine katkı sağlar hem de bu sürecin başarılı olması ERP firmasına sonraki satışlar için avantaj sağlar.
Yukarıda yazılan geçiş süreçlerindeki işlemleri özet olarak yazmaya çalıştım. Bunların her biri ayrı ayrı yazı konusu da olabilir. Sonraki yazılarda buluşmak ve faydalı olabilmek dileğiyle..
ERP Danışmanı ve İş Zekası Uzmanı
^